為什麼檔案傳不上去?先認識這兩種檔案!
Word 檔案其實有兩種版本。一種是很多年前的老舊格式 .doc,另一種是現在大家都在用的新格式 .docx,差別就在後面多了一個 x。
我們的系統只看得懂有 x 的新版本。舊版的內部構造完全不一樣,系統讀不懂,所以你會覺得檔案怎麼樣都傳不上去。 這絕對不是你的檔案壞掉,也不是系統出包,單純只是檔案太舊了,幫它換件新衣服轉個檔就好啦!
怎麼檢查我的檔案是哪一種?
最快的方法,就是看檔案名稱的最後面。如果是 .docx 就沒問題;如果是 .doc,那就是舊版的,需要先轉檔。
如果你看不到檔案名稱的結尾,請在檔案上按一下滑鼠右鍵,選擇內容,看看檔案類型那一欄。如果上面寫著 Microsoft Word 97-2003 文件,那就代表它是舊版的。
超簡單一招!把舊檔案換上新衣服
要把舊檔案升級超級簡單,用你電腦裡的 Word 就可以自己變魔術,不用下載其他軟體。
打開它: 用 Word 把那個舊舊的 .doc 檔案打開。
找選單: 點一下左上角的檔案。
另存新檔: 選擇另存新檔,然後選一個你找得到的位子(例如存到桌面)。
換新衣服: 找到存檔類型那一欄,它原本會寫 Word 97-2003 文件,請把它點開,改成 Word 文件。
儲存: 按下儲存!
這時候你的桌面就會多出一個一模一樣名字的檔案,但結尾變成 .docx 囉!這個熱騰騰的新檔案就可以拿來上傳了。
電腦裡沒有 Word 怎麼辦?免費轉檔絕招
如果你是用別台電腦,剛好沒有裝 Word,我們有兩種免費的絕招可以幫忙轉檔!
絕招一:用 Google 文件轉檔
只要把舊檔案上傳到 Google 文件,打開之後點左上角的檔案,選擇下載,再點擊 Microsoft Word .docx。這樣抓下來的檔案,就會是完美的新格式啦!
絕招二:用免費線上轉檔網頁
只要把檔案拉進這幾個知名的免費網頁,點一下就能自動變成新版 .docx 檔案,完全不用花錢註冊:
Convertio (https://convertio.co/zh/): 萬用轉檔網站,畫面非常乾淨,而且有中文。把舊檔案拖進去大框框,選擇轉換成 DOCX 就能馬上下載。
Zamzar (https://www.zamzar.com/): 安全可靠的老牌網站。點按鈕選取你的檔案,目標格式選 docx,按下轉換就搞定。
CloudConvert (https://cloudconvert.com/): 專門處理各種複雜檔案,轉檔的品質很好,字體跟排版比較不容易跑掉。
⚠️ 隱私小提醒: 線上網頁雖然超級方便,但如果你的報告裡面有極度機密、不能公開的內容,還是建議用絕招一的 Google 文件,或是找有裝 Word 的電腦來自己轉檔會最安全喔!
⚠️ 千萬別做傻事:不要只改檔案名稱!
很多人會偷懶,直接按重新命名,在 .doc 後面自己打上一個 x。這招絕對行不通!
幫檔案改名字,並不會真的改變它裡面的構造。直接改名字上傳,系統還是會讀失敗,甚至會變成一堆看不懂的亂碼。一定要乖乖照著上面的步驟用另存新檔或是轉檔工具,才是真正成功的轉檔喔。
準備好新檔案,再來試一次吧!
拿著你剛剛轉好的 .docx 新檔案,回到系統的匯入畫面重新上傳一次。這次系統就會順利把它吃進去,並且乖乖幫你把章節一段一段分好讓你確認囉!
📝 懶人包:一句話總結
系統挑食: 只吃新版的 .docx,不吃舊版的 .doc。
檢查身分: 看檔名結尾,或按右鍵看內容,確認是哪一種。
一秒升級: 用 Word 打開,選另存新檔,存檔類型改成 Word 文件。
免費絕招: 沒 Word 就上傳到 Google 文件,或是用 Convertio 等線上工具免費轉檔。
絕對不要: 千萬別只改檔案名稱,一定要真正轉檔才有用!轉好再上傳就沒問題啦。