為什麼要做最後檢查?
寫到後來資料幾十筆,最常發生兩種超糗的狀況:一是同一本書不小心加了兩次;二是把書放進清單了,文章裡面卻完全沒有提到它。這些被教授看到絕對會被挑毛病。
別擔心!電腦會自動幫你檢查,你不用自己一筆一筆對。下面教你怎麼闖關。
第一關:抓出重複的雙胞胎
如果電腦發現你的清單裡面有長得太像的雙胞胎,畫面上會自動跳出一個紅色警告,告訴你有幾組資料重複了。
電腦很聰明,它不只看標題,還會看文章的身分證字號跟作者年份,所以就算你兩次打的字稍微有點不一樣,它一樣抓得出來!
點開警告後,它會列出誰跟誰重複了。你確認之後,直接按刪除把多出來的丟掉,留下一筆就好。 如果畫面上沒看到這個紅色警告,代表你的清單很健康,沒有重複的資料。
第二關:抓出忘記點到名的資料
照規矩來說,清單裡只能放你文章裡真的有提到的書。那要怎麼知道誰還沒被點到名呢?
請打開螢幕右手邊的引用區塊。仔細看那份名單,已經在文章裡點過名的資料,旁邊會多出一個打勾記號,而且顏色會變淡。
反過來看,那些沒有打勾、顏色比較深的,就是你還沒用到的資料!看到這種,代表你要做以下兩件事的其中一件:
去文章裡補上: 趕快回去文章裡把它加進去。
直接刪掉: 如果發現根本用不到這本書,就把它從清單裡刪除。
更厲害的 AI 小偵探
除了上面兩關,系統裡還有一個更聰明的 AI 工具,叫做文獻福爾摩斯。
它不只幫你抓錯,還會幫你看這整疊資料找得夠不夠完整,例如有沒有漏掉哪本必讀的經典名著、資料會不會太舊。這個屬於更高級的 AI 魔法,在專門介紹文獻福爾摩斯的文章裡會教你怎麼用,現在先讓你知道有這個超讚的法寶就好。
什麼時候要做檢查?
這些檢查不用每天做。最好的時機,就是在你準備交出報告、要拿去印或寄給教授之前,回去檢查一遍就好。把重複的刪掉、把沒用到的清掉,你的清單就乾淨溜溜啦!
📝 懶人包:一句話總結
抓雙胞胎: 有重複資料時會自動跳紅色警告,確認後刪掉多餘的就好。
抓漏網之魚: 去右手邊的引用區塊看,有打勾變淡的就是用過了,沒打勾的就是還沒用。
AI 幫手: 想知道資料找得夠不夠好,可以用 AI 專屬的文獻福爾摩斯。
最佳時機: 報告寫完準備交件前,最後檢查整理一遍就好。